Homeoffice einrichten – was Sie unbedingt wissen sollten – bevor Sie von zu Hause aus arbeiten
Homeoffice stellt für viele Arbeitnehmer eine attraktive Art des Arbeitens dar. Vor allem in der Coronazeit wird dieser Wunsch für viele zur Notwendigkeit.
Viele sind deshalb noch nicht richtig vorbereitet und haben wichtige Fragen.
Welche Probleme auftreten können, wenn Sie Ihr Homeoffice einrichten möchten und wie Sie diese lösen können, haben wir für Sie zusammengestellt. Sie erhalten Antworten auf die wichtigsten Fragen, damit Sie Ihr Homeoffice einrichten können.
Homeoffice – Nutzen und Notwendigkeit
Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, ist für viele Arbeitnehmer eine Traumvorstellung. Zudem erfordert die zunehmende Internationalisierung und Globalisierung von Unternehmen ein flexibles und effizientes Agieren über geografische und zeitliche Distanzen hinweg.
Das Einrichten des Homeoffice bleibt dabei in der Regel dem Arbeitnehmer überlassen.
Für Arbeitnehmer bietet die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten, den Vorteil, sich Arbeitszeiten freier einzuteilen und somit ihre Work-Life-Balance positiv zu beeinflussen. Was sich viele Menschen schon lange wünschen, wird gerade in den letzten Monaten zur Notwendigkeit. Die Coronazeit macht es oft unmöglich, weiter im Büro zu arbeiten und persönlichen Kontakt zu Kollegen oder Kunden zu pflegen.
Der Arbeitsplatz und die passende Hardware für effizientes Arbeiten
Welche Technik ist erforderlich, wenn Sie Ihr Homeoffice einrichten möchten? Um Ihr Privatleben auch beim Arbeiten von zu Hause aus von der Arbeit abgrenzen zu können, richten Sie sich, wenn möglich, Ihr Homeoffice in einem separaten Raum ein. Sollten Sie keinen eigenen Raum für Ihr Homeoffice zur Verfügung haben, können Sie auch eine spezielle Ecke in Ihrer Wohnung bestimmen, in der Sie Ihr Homeoffice einrichten.
Ihr Arbeitsplatz sollte ruhig gelegen sein, sodass Sie sich ohne Störungen gut auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Dieser sollte genügend Platz für Ihren Computer oder Laptop sowie weitere Geräte und Hilfsmittel, wie zum Beispiel einen Drucker und Unterlagen bieten.
Am besten platzieren Sie Ihren Schreibtisch so, dass Sie genügend Tageslicht haben. Dies steigert nicht nur das Wohlbefinden, sondern auch die Produktivität und Motivation.
Da Sie voraussichtlich mehrere Stunden am Tag an Ihrem Schreibtisch sitzen werden, lohnt sich die Anschaffung eines ergonomischen Stuhls, um Rückenschmerzen vorzubeugen. Um sich trotz des Arbeitens von zu Hause mit Ihren Kollegen oder Ihrem Chef austauschen zu können, gibt es verschiedene Möglichkeiten wie Telkos, Zoom oder Skype.
Sorgen Sie dafür, dass Ihr Laptop oder Computer eine hohe Bild- und Tonqualität ermöglicht und testen Sie dieser am besten noch vor der ersten Besprechung. So vermeiden Sie unnötige Störungen oder Verzögerungen Ihrer Besprechungen.
Die richtige Software beim Homeoffice einrichten
Nachdem Sie mit der passenden Hardware die Grundvoraussetzungen für Ihren Arbeitsplatz geschaffen haben, sollten Sie sich Gedanken über die für Ihre Arbeitssituation erforderliche Software machen und sich mit Ihrem Chef und Ihren Kollegen absprechen.
Es gibt zahlreiche Tools, die Lösungen für unterschiedliche Probleme liefern. Machen Sie sich zunächst Ihre Ziele bewusst und erkundigen Sie sich dann nach möglichen Software-Lösungen. Hier gibt es keine Standard-Lösungen, da jede Branche und jeder Arbeitsbereich andere Anforderungen mitbringen.
Trotzdem gibt es einige grundsätzliche Dinge, die Sie bedenken sollten, wenn Sie Ihr Homeoffice einrichten möchte. Die Synchronisierung Ihrer Browser-Lesezeichen und Ihres Mail-Programms, zum Beispiel. Telefonmeetings und Besprechungen können Sie über verschiedene Tools wie Skype, FaceTime, Zoom, Microsoft Teams, WhatsApp oder Skype sowohl über Ihren Laptop als auch über Ihr Smartphone realisieren.
Cloud Speicher für Homeoffice
Um Datenverlust zu vermeiden, was oft auch einen wirtschaftlichen Schaden verursacht, sollte eine Cloud eingerichtet werden. Mit einer Cloud-Speicherung kann dies vermieden werden. Eine Cloud hat aber noch mehrere Vorteile. Die wichtigste ist sicherlich, dass man von verschiedenen Endgeräten, an beliebigen Orten darauf zugreifen kann.
Welche Anbieter soll man verwenden? Hierfür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten: Die Cloud Speicher von großen Anbietern sind in der Grundversion kostenfrei (Google, Dropbox, OneDrive). Der Nachteil ist, dass der Speicher limitiert ist. Die kostenpflichtigen Abos bieten mehr Funktionen und Speicher.
Welches Tool für Sie das richtige ist, hängt von Ihrem Betriebssystem und gegebenenfalls den Vorstellungen und Vorgaben Ihres Arbeitgebers ab. Um auch von zu Hause aus auf Ihren Arbeitsserver zugreifen zu können, gibt es oft die Möglichkeit, mithilfe eines VPN-Tunnels eine Verbindung zu Ihrem Arbeitsplatz herzustellen.
Homeoffice einrichten – Eine stabile Internetverbindung ist essenziell
Auch die Internetverbindung spielt eine wichtige Rolle, wenn Sie Ihr Homeoffice einrichten möchten. Während Ihr heimischer Router bisher hauptsächlich für private Zwecke genutzt wurde, wird dieser beim Arbeiten von zu Hause aus meist viel stärker beansprucht als zuvor.
Datenleitung, Router und Repeater
High Speed Internet zu Hause ist mittlerweile genauso wichtig wie der Wasser- oder Stromanschluss. Sorgen Sie als Erstes für eine starke High Speed Internetverbindung in Ihrem Homeoffice-Arbeitsplatz. Es sollten mindestens 25 Mbit/s sein. Damit die Internetverbindung im Haus nicht schwächelt, sollte das Zusammenspiel zwischen Router und WLAN-Repeater harmonieren. Was hilft der der beste Repeater, wenn der Router nicht viel hergibt? Genauso bringt der beste Router nichts, wenn nur ein lahmes Netz ankommt.
Auch der Standort des Routers ist entscheidend. Platzieren sie den Router am besten an einer zentralen Stelle in Ihrer Wohnung. Platzieren Sie ihn auch an einer möglichst hohen Stelle, da der Router die Funkwellen dort besser empfangen kann.
Wenn Sie Ihr Homeoffice einrichten und sich dabei nicht an einen Ort festlegen möchten oder noch weitere Geräte besitzen, die das WLAN nutzen, ist die Anschaffung eines Repeaters sinnvoll.
Der Repeater verstärkt das WLAN-Signal, sodass Sie an verschiedenen Orten Ihrer Wohnung oder Ihres Hauses oder sogar im Garten oder auf dem Balkon arbeiten können. Der Repeater ist ganz einfach zu installieren, da er nur in eine Steckdose gesteckt werden muss. Wichtig ist, dass er sich nicht in direkter Nähe zum Router befindet, da es sonst zu Signalstörungen kommen kann.
Am besten ist natürlich eine Netzwerkverkabelung in Ihrem Heim. Dadurch hat man so gut wie keine Netzabbrüche mehr. Hier können Sie erfahren, wie man ein Netzwerk einrichtet.
Wichtig ist das Zusammenspiel aller Komponenten. Nur so kann man das Beste herauszuholen. Stellen Sie deshalb sicher, dass Sie eine starke Leitung, einen leistungsstarken Router bzw. WLAN-Repeater besitzen, um eine stabile Internetverbindung sicherzustellen und E-Mails zuverlässig versenden zu können. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass das WLAN zusammenbricht, während Sie gerade an einem wichtigen Zoom-Meeting teilnehmen.
Testsieger eines strengen Tests von Stiftung Warentest war erst kürzlich der Fritz!Box Repeater 1750E. Er konnte sich gegen etliche andere durchsetzen. Gelobt wurde vor allem die Datenübertragung, die Umwelteigenschaften sowie die ausgezeichnete Handhabung.
Er lässt sich spielend leicht einrichten. Andere Hardwareteile eurer Homeoffice Ausrüstung wie Drucker, Scanner, Kopierer, Lautsprecher können auch einfach eingerichtet werden. Er bietet maximale Reichweite, eine hohe Übertragungsrate, Dual-WLAN AC + N-Technologie mit bis zu 1.300 MBit/s (5 GHz). Außerdem hat er einen LAN-Anschluss und er ist WLAN-Mesh fähig.
Die beste Leistung wird erreicht, wenn Router und Repeater von einem Hersteller sind.
Datennutzung und Datenschutz
Wenn Sie Ihr Homeoffice einrichten, nutzen Sie sehr wahrscheinlich auch Daten, die einen diskreten Umgang erfordern und sicher verwahrt werden sollten. Hierzu zählen auch Dokumente wie Akten. Das Thema Datenschutz spielt hierbei die entscheidende Rolle, denn letztendlich müssen Sie sicherstellen, dass Sie die Daten nach den Regeln des Datenschutzes behandeln und schützen.
Um Risiken insbesondere bei der Verwendung von personenbezogenen und dienstlichen Daten zu vermeiden, können Sie einige Sicherheitsvorkehrungen treffen. Dokumente in Papierform können Sie in einem abschließbaren Behälter verwahren, sodass unbefugte Personen keinen Zugang zu den Dokumenten haben.
Für Ihren Laptop oder Computer gilt, dass Sie ein sicheres Passwort festlegen. Zudem ist eine zusätzliche Verschlüsselung Ihrer Festplatte und, sofern Sie diese benutzen, Ihrer externen Speichermedien ratsam. Sie sollten auch sicherstellen, dass andere Personen nicht auf Ihren Bildschirm oder Ihre Unterlagen schauen können. Hier kann ein Sichtschutz helfen. Vielleicht reicht es aber auch schon, wenn Sie Ihren Bildschirm so drehen, dass er für andere Personen nicht einzusehen ist. Schützen Sie Ihr WLAN in jedem Fall mit einem Passwort.
Weitere 5 Dinge, die im Homeoffice wichtig sind, um eine optimale Leistung zu erbringen
- Kurze Spaziergänge an der frischen Luft. Sie müssen nicht Joggen. Es reicht, wenn man 20 Minuten herausgeht, mal richtig durchatmet und dadurch den Kopf wieder freibekommt. Keine Ausreden bei schlechtem Wetter. Kurze Spaziergänge, in einem zügigen Tempo, hilft ungemein, um danach wieder leistungsfähig am Computer zu werden.
- Übungen für den Nacken. Nicht nur der schon erwähnte ergonomische Bürostuhl sorgen für angenehmes Arbeiten. Mach einer gewissen Zeit in der immer gleichen Haltung, sind Nacken-schmerzen und Kopfschmerzen oft unangenehme Begleiterscheinungen. Um dies rechtzeitig vorzubeugen, helfen regelmäßige Nackenübungen. Ich kann Ihnen dazu ein kurzes Video auf YouTube, dass Ihnen geniale Übungen zeigt, wärmstens empfehlen.
- Ablenkungen vermeiden. Der Homeoffice Arbeitsplatz zu Hause sollte (wenn möglich) in einem eigenen Raum mit Türe sein. Es sollte hell und aufgeräumt sein. Auf dem Schreibtisch sollten sich nur die Dinge befinden, die man aktuell zum Arbeiten braucht. Alles Weitere lenkt nur ab.
- Meditation. Meditation kann helfen, sich schnell wieder zu fokussieren. Wenn man in ein Loch ist oder sich ausgepowert fühlt, kann einem die richtige Meditation sehr helfen. Man erdet sich wieder und man lernt zu erkennen, auf was es wirklich ankommt. Wenn man das noch nie probiert hat, fällt es einem am Anfang schwer. Mit der Zeit befreit man aber den Kopf völlig von überflüssigen Gedankengängen. Tipp: Schauen Sie sich dazu mal diese Seite an: Mediation lernen.
- Keine Speisen und Getränke am Arbeitsplatz. Viele essen und trinken am Arbeitsplatz. Meiner Meinung nach ist das falsch. Arbeiten und Essen passen nicht zusammen. Entweder arbeiten sie oder essen sie. Wenn Sie an ihrem Homeoffice Arbeitsplatz Hunger verspüren, gehen sie in einen anderen Raum, setzen sich hin und konzentrieren sich auf das Essen. Denken sie dabei nicht an Ihre Arbeit. Bei sitzenden Homeoffice-Tätigkeiten sollte man keine kalorienreiche, deftige Gerichte zu sich nehmen, das macht nur Müde. Es empfiehlt sich eine vitaminreiche und leichte Kost.
Bürobedarf und Zubehör
Ein Computer oder ein Laptop zu Hause reichen bei Weitem nicht aus, um richtig arbeitsfähig zu sein. Um wirklich effektiv zu arbeiten, sind weitere Geräte unbedingt erforderlich. Einiges an Zubehör erleichtert einem das Arbeiten zusätzlich. Hier nun die wichtigsten …
- Der Monitor
Um E-Mails zu beantworten, reicht sicherlich ein normales Laptop aus. Sobald jedoch Grafiken, Pläne oder Analysen gemacht oder bearbeitet werden müssen, ist ein großer leistungsfähiger Bildschirm unerlässlich. Sogar ein zweiter Bildschirm kann einem einiges erleichtern. Optional empfiehlt sich dazu auch ein Monitorhalter für zwei Bildschirme. - Drucker, Scanner, Kopierer, Fax
Essenziell, da Dokumente oft ausgedruckt bzw. eingescannt und schnell verschickt werden müssen. Sehr praktisch sind heute auch Multifunktionsgeräte. Diese kombinieren Scanner, Kopierer, Fax und Drucker in einem. - Aktenvernichter
Wichtige Dokumente einer Firma sollten nicht einfach im Papiereimer landen. Dadurch könnten wichtige Infos theoretisch in falsche Hände gelangen und Firmeninfos preisgeben. Deshalb unbedingt einen Aktenvernichter zulegen. - Zubehör
Manche Dinge erleichtern einem das Arbeiten ungemein. Dazu gehören: USB-Hub; Headset; Moderne Tastaturen; Mikrofone; Webcams; Funkmaus; Handauflagen; Mehrfachstecker mit Überspannungsschutz; Netzwerkkabel; Patchkabel
Homeoffice einrichten – Fazit:
Bevor Sie mit der Arbeit von zu Hause aus starten können, sollten Sie sich genau überlegen, wie Sie Ihr Homeoffice einrichten können und möchten.
Neben der Einrichtung der Räumlichkeiten und der passenden Hardware, spielt primär die Software eine wichtige Rolle, damit Sie effizient und erfolgreich im Homeoffice arbeiten können. Sichern Sie sich insbesondere bei der Nutzung von dienstlichen und personenbezogenen Daten ab.
In jedem Fall sollte Sie sowohl über die technischen Voraussetzungen und die datenschutzrechtlichen Vorkehrungen mit Ihren Vorgesetzten besprechen.
Die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten bietet viele Vorteile. Damit Sie Ihr Homeoffice so einrichten können, dass Sie effizient und mit Freude arbeiten können, informieren Sie sich über die erforderliche Hardware, Software und den Schutz von Daten.
Nun viel Freude und Erfolg beim Einrichten und Arbeiten im Homeoffice!
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